时间管理 |《小强升职记》学习笔记 | Part1

盲目，是组织他们快速成长的关键因素。

盲目的原因：

1. 在这个人生的关键时期，我们被迫完成角色的转变。
2. 我们还来不及构建自己的职业规划和人生目标。
3. 我们不具备平衡工作和生活的能力。
4. 我们没有养成良好的习惯。

构建时间管理的核心系统的方法：

1. 种子——找到时间黑洞，找到职业价值观。
2. 树苗——学习四象限法则、衣柜整理法。
3. 枝叶——如何战胜拖延，如何要事优先，如何处理临时突发事件。
4. 开花——如何养成一个好习惯。
5. 结果——如何让想法落地。
6. 收获——如何建立高效办公区，逐步走向高效率、慢生活。

第一章 你的时间去哪儿了？

01 你真的很忙吗？

世界上由‘确实很忙的人’和‘假装很忙的人’组成。

• 现在越来越多的公司老总和项目负责人关注结果更甚于关注过程，只要能将任务完成，剩下来的时间都是自己的。
• ‘确实很忙‘的人还要分两种：一种是会自我管理的人，另一种则不会。这两种忙碌的内容和结果都截然不同：前一种人用20%的时间完成了后一种人用80%的时间才能完成的事情，因此前一种人忙着打发闲暇的时间，后一种人则忙着煮方便面和熬夜。

看看你浪费了多少时间？

1．先在一张纸上写下自己认为分别花费在“集中精力工作”、“无意义浪费时间”、“真正的休息”上的比例，比如：50%、30%、20%。
2．在纸上写下自己对“集中精力工作”、“无意义浪费时间”、“真正的休息”的描述。

• 集中精力工作：心无杂念；进入忘我状态；效率很高。
• 无意义浪费时间：打开浏览器漫无目的地乱逛；各种纠结；在办公室侃大山；无法集中精力；烦躁不安。
• 真正的休息：打个小盹；到楼下散步。

3．连续5个工作日，每隔一个小时记录下自己究竟处于哪个状态，从早晨8点开始到晚上21点结束。
4．在周六上午统计一下在过去的70个小时中，三种状态所占的时间比例（使用后面的时间统计表更方便）。

认识时间黑洞

时间黑洞，顾名思义，它会永无止境地吞噬你宝贵的时间。

• 超市时间黑洞
• 电视时间黑洞
• 网络时间黑洞

它们共同特点是提供很多相互关联的信息吸引我们的注意，使消耗的时间在不知不觉中膨胀。我们一开始是处于非常单纯并且单一的目的逛超市、看电视、找资料，而最终却花费了大量的时间，就像开始拉着一根绳子，最终却拉出一头大象。

• 时间黑洞的产生源于大脑喜欢做简单事情的特点，如刷朋友圈和写报告哪个更简单？当然是刷朋友圈，所以大脑就会倾向于刷微博。

记录自己一天的工作情况

1. 每隔一个小时写出下一个小时计划做的事情
2. 一个小时结束之后记录下结果
3. 坚持一整天
   

02 如何记录和分析时间日志

找到自己的时间黑洞

• 人生没有下脚料，每一段时间的运用都有它自己的意义，但我认为有主动时间和被动时间之分。
• 主动运用时间：做事之前有预期，并且追求预期的结果。
• 被动运用时间：时间黑洞，指被动时间的集合。

我们的目标是找到你每天的‘高效时段’

• 时间黑洞是由时间块聚集而成的，这有点儿像滚雪球，一点一点的雪聚集起来就形成了气势逼人的大雪球。
• 当你的注意力被打断之后，如果想要重新集中注意力至少需要15分钟。
• 时间黑洞不仅将被动时间吞噬，还将主动时间破坏。
  

避开时间黑洞：

• 将它们写在便签上，贴在办公区域的醒目位置。
• 时间日志：就像我们记录自己的支出一样，忠实的记录我们的时间都花费在什么地方。

时间日志的好处：

• 提醒你珍惜时间
• 分析自己时间的投入与产出
• 找到你的最高效时间段
  – 工作从勤杂工开始
  – 炸弹隐藏在琐事中：干好重要的事情
  – 忙碌而且盲目：边低头工作，边盯着远处。

老付工作四步法

第一步：将所有的任务放入工作篮，不论是谁在什么时候交给我的任务，统统放进工作篮里。
第二步：

• 将可以置之不理的任务清除掉；
• 将必须在某天处理或者必须转交别人处理的任务拿出来；
• 将那些可以在两分钟之内完成的任务立即完成。

第三步：

• 将需要在特定日期处理的事情写进日程表；
• 将需要别人处理的事情立即转交并且设置到期提醒；
• 将需要现在处理的事情摆在办公桌上。

第四步：在自己最高效的时段，做最重要的事情；其他的事情也做合理安排。

• “水流的方向是由渠道决定的；没有渠道的水只会向四面八方渗透，然后渐渐消失在土地之中，永远也到不了大海。时间也是一样，如果没有重点地使用，它会消失于无形。我们学习时间管理正是为了聚焦于自己的渠道，让时间的涓涓细流流向我们想让它去的地方。”

提高工作效率的技巧

1. 找出重要的事情在高效时段内完成
2. 回顾你需要发布或者呈送给上司的资料
3. 看新闻用RSS
4. 减少检查邮件的次数
5. 有午休时间的人是幸运的
   

03 如何找到自己的价值观

价值观没有对错

所谓价值观是指一个人对周围的客观事物(包括人、事、物)的意义、重要性的总评价和总看法。

如何找到自己的职业价值观

• 每一个在职场上成功的人，都是与自己竞赛的胜利者，都是职业生涯的规划者，都是人生规划的实践者。
• 小强，我希望你能明确地把握自己的价值观，因为它是影响你一生的关键因素。在你找出自己的价值观之后，将它们写在一张卡片上，这样就可以不断地巩固、修正它。将卡片放在你抬眼可见的位置，这很重要。

第二章 无压工作术

01 传说中的“四象限法则”

将事情放入四个象限

改造清单的方法

• 先‘轻重’，给所有任务以职业价值观为标准标出‘重要’或者‘不重要’。
• 再‘缓急’，给所有任务以截止日期为标准标出‘紧急’或者‘不紧急’。
• 最后按照自己的意愿给所有的任务标出‘高’‘中’‘低’三种优先级。
  

走出第三象限，依靠“猴子🐒法则”

翁肯教授把那些工作比喻为活蹦乱跳、随时可能跳到你身上的‘猴子’，而把他那独特的时间管理理论称为‘猴子管理艺术’。

猴子法则应用的前提

• 明确职责，确定这只猴子不是你的
• 注意沟通方式，明确、坚决、不生硬

⚠️如果非得接别人的猴子，那就一定要沟通清楚他对这件事的看法，还有预期的结果，不要不明不白地就接下来。

四象限法小结

• 我们根据自己的职业价值观评估某件事务的重要程度。
• 我们根据事务的截止日期判断事务的紧迫程度。
• 我们应将自己所有的日常事务放到四象限中分析。
• 我们对四个象限内的事务有不同的处理方法和原则。
• 我们应该将自己的主要精力集中在解决第二象限内的事务。
• 我们平时经常制定的工作计划和工作目标都是相对于第二象限来说的。

对第二象限的事进行目标描述和任务分解。
消除时间管理的三大杀手——信息不够、拖延、预期结果不明确。

02 绝招：衣柜整理法

用了衣柜整理法，你不需要关心每天有多少事，或者什么事，只需要考虑：接下来做什么，通过这样的方式，可以释放你的压力。

• 开放式循环♻️
  

做事靠系统，不是靠感觉

步骤一：捕捉，清空衣柜

• 这个环节把一切引起我们注意的事情都收集下来，放到头脑以外的地方，让那座冰山浮出水面，看到它的全貌。
• 这张纸叫作收集篮、纸上写的内容叫杂事、这个过程成为捕捉(收集篮是需要每天清空的)。
• 工作其实就是赚钱的方式而已。我们赚钱还不是为了更好地生活？何必因为工作搞得人焦虑不堪或者亚健康那么惨呢？
• 收集的关键是将一切引起我们注意的东西放在收集篮里，在清空大脑的同时达到心静如水的境界。

收集工具

• 捕捉工具越少越好
• 保证5秒钟进入录入状态
• 定期清空这些工具

步骤二： 明确意义，为衣物分类

• 我们的目标是清空收集篮，明确每一件杂事的意义。所以先迅速分辨出收集篮里的杂事，哪些是可以行动的，哪些是不能行动的。

处理收集篮的几大原则：

1. 从最上面一项开始处理：不逃避任何一件事情的处理。
2. 一次只处理一件事情：处理完一件事以后再去处理下一件。
3. 永远不再放回收集篮：争取一次就把它做到最好。

将不能执行的任务分为三类：
1.垃圾
2.将来某时
3.参考资料

六类可以行动的任务：
1.2分钟行动：立即去做
2.项目：需要多个步骤，多部门协调的事情，多人完成。做项目关注的重点是与人沟通协调。
项目负责人，你的重点就不是分解任务并执行，而是沟通和协调，让团队去做事，自己跟踪进度，把握全局。决定项目的下一步行动是建立框架。
3.任务：多个行动组成，基本由自己独立完成。做任务关注的重点是事情本身。
搞定任务的终点是先想清楚结果图像是什么，然后找出实现这个结果的路径，做项目既要直到怎么搞定人，还要把握好这些人的执行情况。
4.行动：可以直接去做的事情，决定它的下一步行动其实是决定执行的时机。
5.指派给别人完成的事
6.指定时间做的事：日程表里
一直问，一直问下去下一步是什么，直到完全搞清楚，然后再返回来一步步执行，这就是所谓的分解任务和以终为始。

步骤三：组织整理，将分类的衣物重新存储
“3+1清单“
日程表：特定时间要做的事情
将来清单：每周翻看，有没有可以孵化成行动的
行动清单：每天的主要清单
项目清单：和项目相关的

步骤四：深思,对衣物做到心中有数
好处： 孵化杂事、产生灵感、提升高度
深思的时间段：每天下班、每周回顾
下班仪式：做成小卡片，摆在桌子上

• 今天做了些什么？
• 对哪些比较满意，哪些不满意？
• 推进了哪些重要的事？
• 明天的规划是什么？

周回顾：

• 清空收集篮
• 检视将来清单、行动清单、项目清单
• 检视日程表
• 本周收集到笔记里的内容
• 年度目标

步骤五： 行动，选择最佳方案

六个高度：

1. 原则，思考自己的价值观、原则和目标
2. 愿景

• 我想要什么？
• 哪些人已经做到了？
• 他们是如何做到的？
• 那时候我的工作和生活会是怎样的？

3. 目标，比愿景更细化的东西
4. 责任范围
   把每个角色扮演好，就需要执行一些任务，以拉近现实和期望的距离。
5. 任务
6. 下一步行动
   谁更关注细节，谁就能获得更大的成功。
   刚开始我们都在同一个跑道里面绕圈，但是最终只有职业规划清晰的人，才会驾车进入快车道，直奔目标而去。

四重标准：重要性、环境、时间、精力

• 我们应该保持自己的节奏，将烦琐的、难度大的任务用简单的任务连接起来，这样能有效防止疲劳，也有利于集中精力。

脑袋里只装一件事

好处：专注、成就感、摆脱压力、更好的结果

脑袋里只装哪一件事？

下一步行动：就是某一件事情的下一个可以直接去做的事情。下一步行动只有一个：进行项目结构分析，明确单元之间的逻辑关系与工作关系。

• 任务可以分解为若干行动。
• 任何复杂的事情都是由简单的行动组成的，就像一个很大的毛线球，只要你找到它的线头，顺着线头，总会把毛线理顺的。工作上的事情是这样，生活上的事情也是这样。所以说，下一步行动驱动着你的人生。

写行动的秘诀

• 动词开头
• 内容清晰
• 描述结果
• 设定开始时间、周期、最后期限是什么

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