电子文件管理系统（电子文件管理系统功能）

近日，国家档案局签发第22号令，发布了《电子档案管理办法》。该管理办法将于2024年11月1日起施行。

《电子档案管理办法》主要规范了“电子文件归档及之后的电子档案管理各环节”，对电子档案的归档到保管使用、转移、备份、利用开放、销毁的生命周期全流程进行了全面规定。

《电子档案管理办法》总则：适用范围与管理要求解析

“总则” 部分共计八条，主要对立法目的和依据、适用范围、管理要求和效力、基础配置保障以及电子档案安全保护要求等方面作出了规定。

电子档案定义明确：电子档案是指机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人在履行法定职责或者处理事务过程中，借助计算机等电子设备形成、办理、传输、存储的，对国家和社会具有保存价值并归档保存的各类信息记录。这一清晰的定义明确了电子档案的形成过程、存储介质以及价值属性，为后续的管理和使用提供了明确的界定。

两类适用主体清晰：适用主体主要包括两类，一是档案形成单位，如机关、团体、企业事业单位以及其他组织；二是档案馆，统称为 “组织机构”。明确了这些主体在电子档案管理中的责任和义务，确保电子档案从形成到归档保存的整个过程都有相应的主体负责管理。

基础保障要求严格：组织机构需要配备档案信息化基础设施，并且建立完善的管理机制、标准规范体系、安全体系以及专业的人才队伍，以满足电子档案管理的实际需求。这一系列要求旨在确保电子档案管理工作的规范化、标准化和安全性，为电子档案的长期保存和有效利用提供坚实的基础保障。

电子档案效力再次强调：明确规定电子档案与传统载体档案具有同等效力，能够以电子形式作为凭证使用。这一规定强调了电子档案在法律和实际应用中的地位，消除了对电子档案效力的疑虑，促进了电子档案在各个领域的广泛应用和认可。

电子档案全流程管理的全面规范：涵盖全生命周期

电子档案的管理涉及从文件形成到最终处置的多个环节，以下对其全流程管理进行详细阐述，涵盖了电子档案的整个生命周期。

1.电子文件整理与归档

“电子文件的整理与归档”部分共六条，对电子文件归档的总体要求、归档格式、归档电子文件的整理以及电子档案编目等内容作出了规定。

▪ 归档格式要求：电子文件应与元数据一同归档，需具备开放、不绑定软硬件、显示一致性、可转换、易于利用等特性，同时要能够支持向长期保存格式转换。这确保了电子文件在归档后的可读取性和可扩展性，以便在未来不同的技术环境下仍能有效利用。

▪ 技术要求：电子文件及元数据归档时，不得采用非开放的压缩技术和非开发的加密技术措施，并且要完整采集描述电子文件内容、结构和背景信息的元数据以及整个管理过程元数据。这保障了电子文件的原始性和完整性，为后续的档案管理和利用提供了全面准确的数据支持。

▪ 特殊归档要求：对于党政机关电子公文归档，不保留电子印章的数字签名信息，只保留印章图形。这是根据公文管理的实际情况和安全需求作出的规定，在确保公文有效性的同时，简化了归档操作和数据存储。

2.电子档案移交与接收

“电子档案移交与接收”部分共四条，明确了电子档案的移交接收期限、方式、程序以及对移交档案的特殊要求。

▪ 移交接收期限：规定需定期向档案馆移交电子档案；专业性较强或需要保密的电子档案，可延长移交期限；未到国家规定移交期限的电子档案，在明确权责后可提前交档案馆保管。这种灵活的期限规定，既考虑了不同类型档案的特点，又确保了档案的及时归档和集中管理。

▪ 移交接收方式：包括在线移交和离线移交。在线移交需在符合安全管理要求的网络和信息系统进行，离线移交则要配备符合安全管理要求的存储介质。这两种方式满足了不同场景下的档案移交需求，保障了档案移交的安全性和便捷性。

▪ 移交接收程序：双方需对电子档案进行真实、完整、可用、安全检测，合格后方可移交。电子档案不保留电子印章的数字签名信息，只保留印章图形，采用技术手段加密的文件需解密后去除加密措施后移交。这一系列严格的程序确保了移交档案的质量和安全性，防止在移交过程中出现数据丢失或损坏等问题。

3.电子档案处置与保管

“电子档案保管与处置”部分共七条，涵盖了电子档案保管、备份、转换迁移、到期鉴定及销毁等内容。

▪ 保管要求：保管范围包括电子档案以及传统载体档案数字化成果的统一管理。国家档案馆有特殊要求，需建设应用系统支持接收到销毁全流程管理工作，建设专用局域网络，配备服务器、存储、安全等设施设备，集中管理档案数字资源。这确保了电子档案在保管过程中的规范化和专业化，提高了档案管理的效率和安全性。

▪ 备份要求：备份范围包括电子档案数据和电子档案管理系统。备份数量至少三套完整数据，“一套在线应用，两套备份”。备份方式采用在线方式和离线方式相结合，并在磁介质、光介质、缩微胶片等介质中选择至少两种进行异地备份。对于重要档案要进行异地备份，有条件的可建设灾备系统。这些详细的备份要求保障了电子档案数据的安全性和可靠性，防止因意外情况导致数据丢失。

▪ 转换迁移要求：迁移过程要进行“事前、事中、事后”全过程管理，事前进行技术分析和风险评估，事中留存过程记录，事后进行四性检测。转换迁移范围包括档案数据和档案系统。这确保了档案在转换迁移过程中的平稳过渡和数据质量的保持。

▪ 鉴定要求：定期对到期的电子档案进行鉴定，对仍需继续保存的应当重新划定保管期限。这保证了电子档案的存储合理性，避免了不必要的存储空间占用和资源浪费。

▪ 销毁要求：销毁电子档案需履行相关审批手续，禁止擅自销毁。要在在线存储设备、容灾备份等系统和离线存储介质中彻底删除，并记录销毁范围、数量、大小以及审核人、操作者等信息。这严格的销毁程序确保了电子档案的安全销毁，防止档案信息泄露。

4.电子档案开放与利用

“电子档案保管与处置”部分共六条，规定了电子档案的开放要求、利用渠道、档案数据资源再利用及档案共享等内容。

▪ 开放要求：需符合国家法律法规，档案馆通过网站或者其他方式定期公布开放电子档案目录。这保障了电子档案的开放合法性和透明度，方便公众获取和利用档案信息。

▪ 利用渠道：充分利用政务网、互联网等渠道，根据不同服务对象和利用范围，建立相应网络的档案数字资源利用服务平台。这拓宽了电子档案的利用渠道，提高了档案的利用效率和服务质量。

▪ 利用者要求：利用者不得擅自复制、篡改电子档案，不得损害国家利益、社会公共利益和其他主体合法权益。这规范了利用者的行为，保障了电子档案的安全性和完整性，维护了各方的合法权益。

▪ 档案数字资源再利用：利用人工智能等信息技术，开展编研、展览和建设专题数据库等工作。这促进了电子档案的深度开发和利用，为社会提供更多有价值的信息资源。

▪ 电子档案共享：档案主管部门推动档案数字资源跨区域、跨层级、跨部门共享利用工作。这有助于打破信息孤岛，实现资源共享，提高档案资源的利用效益，为社会发展提供更好的支持。

开灵数字档案管理系统：打造电子档案全门类、全生命周期线上化管理的卓越方案

开灵数字档案管理系统为企业提供了一套全面的电子档案管理解决方案，涵盖了从档案预归档到最终利用的全门类、全生命周期的线上化管理流程，确保档案管理的高效性、准确性和安全性。

1.档案预归档平台

根据档案来源和流程类型，自动进行收集，并自动进行完整性校验。校验异常的，可查看异常原因并选择补全附件或标记为正常状态。

预归档页面可与账务系统、审核流程嵌入集成达到事中合规性管理。

2.档案接收

▪ 接口获取/板式生成

按照客户现状配置，数据来源系统。数据层级结构，元数据属性定义，数据之间的关联关系从接口获取数据，按照业务需求，灵活、自主配置所需版式文件。

▪ 扫描/定时抓取挂接

纸质/其他资料这些无系统支持的原始凭证文件可通过影像扫描/抓取自动OCR完成文件分类与归档。

3.档案管理

档案整理完成后，系统支持档案后续的一系列标准动作，包括加盖归档章、流程审批归档、版式文件转换等。这些功能严格满足档案管理标准合规性的要求，确保档案管理工作符合相关法律法规和行业标准，保障档案的法律效力和长期保存价值。

4.档案鉴定与处置

系统满足档案生命周期管理过程中涉及的多种鉴定需求，如开放鉴定、销毁鉴定、密级鉴定、保管期限鉴定等。在每个鉴定过程中，系统都能自动保留详细的操作痕迹，为档案管理的可追溯性提供有力支持，确保档案鉴定工作的准确性和公正性。

5.档案移交与接收

完成组卷/编盒的财务档案可批量进行档案移交，并生成移清册；对应收单岗会收到档案接收待办，扫描条码即完成签收。

6.档案利用

通过全文检索、条件检索等多种先进的检索方式，用户能够快速定位所需要的档案资料。对于没有权限的档案，系统结合借阅管理功能，实现电子档案和实体档案的线上借阅审批和授权，确保档案利用的安全性和规范性。同时，系统还支持对档案编研再利用的过程化管理，提高档案资源的利用价值，为企业的业务发展和决策提供有力支持。

7.智能化档案管理

借助 RPA（机器人流程自动化）、OCR（光学字符识别）、智能 AI 等先进技术，实现档案的自动收集、自动分类、自动著录和智能搜索。这些智能化功能帮助组织统一管理电子和纸质档案，使档案管理与业务深度融合，提高档案管理的效率和质量，降低人工成本，为企业提供更加便捷、高效的档案服务。

8.档案防篡改

系统为收集到的电子文件加盖电子签名，赋予每一份电子档案强大的防篡改能力。这种防篡改能力不仅局限于电子档案，还扩展到所有数字成果的存档，能够对业务系统中的任何信息数据文件进行防篡改归档，确保所有数字化成果可查可验可信，为企业的数字资产安全提供坚实保障。

开灵电子档案管理解决方案符合档案业务全流程管理要求，是档案管理领域的创新典范，以先进的技术为支撑，为用户带来高效、便捷、安全的档案管理体验。如需进一步了解开灵综合数字档案管理系统，欢迎在评论区或私信交流、咨询，也可直接拨打咨询电话与开灵科技联系！

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