若要高效地撰写可维护的word文档，须掌握一些规范和格式调理技巧。这里所谓规范，是微软公司的word设计者倡导的用法。

友提：本文全文值得精读。

话题1：格式规范文档有哪些讲究？

1.一篇word文档的正文（中文）中不应该有任何空格。

由于不少朋友的文章内容摘自网络，所以在多次拷贝转移的过程中，中间难免掺杂进空格，这些都是影响文档观瞻的赘肉，亟须除之而后快，见图 1.1。

在图 1.1中标红的地方，都应该批量删除，删除的正确方法是用快捷键ctrl+H进行替换，即将空格替换为无。当然，在做此事时要提防，因为文章中难免有一些英文句子，而英文单词之间是须要有空格的，如I Love China，被替换成ILoveChina，这就伤及池鱼了，冇办法，只能再改回去。

2.一篇word文档的正文中不应该有硬回车和任何空行。

类似于图 1.2中这样的符号称为硬回车，应全部替换为软回车，（P.S. 硬回车的出现是抄袭网络的证据之一），即输入查找内容为：^l，替换为^p，前者l表示line，而p表示paragraph。

有的朋友为了使文档美观，往往会在不同的段落之间插入一些空行作为填充行，如图 1.3中标红的部分。

应该说该用户这样做是为了避免第二行和上下两行之间距离太紧凑而影响美观，动机是可取的。但是这样就引入了多余的空行，对此有更规范的做法，就是选中第二行，修改它的段前和段后距，使各为0.5行即可。

那么如果一篇文档中此处有20个空行，彼处有30个空行，不一而足（此为XXX的证据之二），能否一举剿灭呢。可以，方法是查找^p^p，替换为^p，这样每执行一次，就把每两个空行替换成1个，多次执行，直到替换的数目为1或者0，不再减少。可不能直接把^p替换为无，那样整个文章就只有一段了。

3.标题的样式必须是标题，题注的样式必须是题注。

须知，标题是一种特殊的样式。如图 1.4中下面的圆圈所示，上面的1.2看似格式和1.3完全相同，都是黑体四号，但鼠标点在1.2上，工具栏告诉我们它是正文，而点在1.3上，工具栏告诉我们这才是标题2。所以，是标题还是非标题涉及到文本的本质问题，不能仅满足于形似。

但是，系统自带的标题样式往往又和官方要求的标题样式不完全相同，对此怎么解决呢？有两种方法：一是用格式刷工具将规范的格式从范文中抓过来，刷一下以至于N下；二是改变你当前文档的工具栏中的标题2的样式为我所用（以标题2为例进行说明），方法是右键工具栏“标题2”按钮，选“修改”，然后呢？然后请自己摸索。

同样，题注也是通过选择对象，然后右键插入题注得到，一般我们文章中图和表都需要加题注。注意选中题注时抬头看，它的样式须是“题注”而不是“正文”，后者只是山寨了题注格式的普通文字而已。

同时，使用题注还将维护图、表编号的任务交给了word，你不再须要再为这些琐事而麻烦。譬如，如果你的题注是自己手工输入的，你已经插入3幅图，分别为图1、图2和图3，这时你须要在图1和2中间再插入一幅图，此为新的图2，那么原来的图2和3就要分别手工改为3和4。而如果你使用的是真正的题注，这种编号的维护是自动完成的。更妙的是，系统还支持在第1章的图编号为图1.1、1.2、1.3等等，而第3章的图编号为3.1、3.2、3.3……，就跟本文一样。怎么做到这一点，请看下文。

你的标题含序号吗？

如图 1.5，这个标题名为“1.4章节标题格式”，您瞧，这个标题含有文本1.4，因为1.4被不幸选中了。这就是不规范的祸胎，从此带来了后续的麻烦，因为这样的格式，是没法完成上文所提的带章节号的图的编号的，学术一点说，系统找不到章节号所在的链接，你那个1.4为手工输入的文本嘛，完全可以修改为阿猫阿狗咯。

OK，规范格式见图 1.6，再瞅瞅，选中内容中不包含文本1.3，这正是我们的要求。

继续，问题1，这种选不中的编号是怎样产生的呢？这就要求，我们在输入标题的时候，首先做到不输入编号，其次，选择工具栏中的“开始”|“多级列表”工具，或有时配合右键的“编号”|“更改列表级别”选项，祝你成功。问题2，怎样在插入的题注中包含有章节号？这就要求在插入题注时多一个心眼，选择“编号”|“包含章节号”。

行文至此，对题注似乎已经完全掌握了，其实不然。你想过没有？如果你的文章中有100幅图，他们的编号固然从1-100准确排列，但是你的正文内容中是否存在这样的引用，如“如图35所示”，或“见图86”，那么一旦图35被删除，是否意味着文章中正文部分自此之后的图XX都要修改一轮，这就是引用不规范所造成的恶果，请看下文。

​​​​​​​4.正确的交叉引用

交叉引用能避免上文所描述的“牵一发而动全身”的情形，也就是说你看到的正文内容中的“图3.2”等文字不是手工输入进去的，而是“插入”|“交叉引用”，一般选择“只有标签和编号”，这样，你的文本和它所链接的图就永远同呼吸、共存亡了。在本文中也不乏这样的引用，你可以选中他们看看，和选中普通的正文是不同的。

​​​​​​​5.中文的标点符号应该是中文。

在完成上述改造之后，还可以进一步对标点符号精益求精。窃以为，中文的标点符号应该是中文款的，所以，应该全局替换,为，。常见的还有：

1. ,->，
2. ()->（）
3. :=>：
4. ?->？
5. !->！
6. ;->；

当然，用户们可能注意到我没有写句号，因为英文的句号就是点号，所以如果全局替换点号，可能会有大面积的误伤，如：3.14->3。14，而www.zufe.edu.cn也会变成www。zufe。edu。cn，这样可不好。此外，还有英文的引号并不区分左边和右边，如果全局替换成中文引号，就会出现一些问题，这个问题笔者还没有想到完美的解决方案，如果你发现了，不妨告诉。所以，正确的办法就是：不要拷贝别人的文章啦！如果是自己写，就不会出现这些问题。

6.行尾该加句号吗？

对于用项目符号表示的若干项，其末尾应该加句号或者分号吗？笔者认为，如果项目的内容是名词，则不加，如是句子，则可加句号或分号。例如，下面两个例子都是合适的。

例1，本水果店下列果品优惠：

1. 苹果
2. 桔子
3. 栗子

以及：

例2，大学生日常行为规范要求：

1. 尊敬师长。
2. 团结同学。
3. 认真学习，热爱劳动。

7.其他细节

首行缩进不能用空格、Tab键来代替，如图 1.7，从网上摘来的文摘往往就会有这样的不完美之处。

你会新起一页吗？象图 1.8的分页方式往往司空见惯，殊不知，这样会给文档的维护带来后患，设想如果前面的内容经修改又多了或少了一行，这样分页不就又得跟着改？难道说word就这么麻烦，当然不是，请学习“插入”|“分页符”。

话题2：调理文档格式的其他技巧

1.格式调理的一般步骤

• 选中全文，选“清除格式”。
• 去除所有空格，并提防被误伤的英文部分。
• 去除所有空行。
• 将全文正文字体格式化，此步骤包括行间距，首行缩进等段落属性，所以最好借助格式刷对范文实施拿来主义。
• 将标题1、标题2、标题3格式化。
• 完成图和表的题注。
• 完成对图和表题注的交叉引用。
  • 类似地，还可以完成对公式的交叉引用。
• 完成对标点符号的修正。
• 全文检查错别字。

当然，上文只是就文档中一些常见的问题提出了针对性的解决方案，真正的word编辑还有很多知识和技巧需要学习，还有很多更高级的应用有待掌握，哪里是一篇短短的小文所能管蠡的。然，学问虽远在西国，亦应不远而求之，君其勉之。