应用文笔记

应用写作技巧与规范

事务文书
是党政机关、企事业单位、社会团体和人民群众在处理日常事务时用来沟通信息、安排工作、总结得失、研究问题的实用文体、是应用写作的重要组成部分

一、计划类文书
1、特点
①　科学的预见性
②　明确的目的性
③　措施的可行性
④　执行的约束性
2、种类
①　规划：一般要三五年的计划
②　方案：较为复杂，对工作进行全面部署和安排
③　安排：最为具体，对短期任务进行计划
④　要点：作为计划的摘要，即经过整理，把主要内容摘出来的计划
3、计划的结构
①　标题（如果是个人计划，不要将姓名写在标题，写在结尾，日期之前）
公文式标题：四要素（单位名称、执行时限、内容范围和计划的种类）
省略时限的标题
只写时间和文中的计划
②　正文：
前言
主体：要写明目标、任务、措施方法、进度安排
结尾：可以是展望、鼓励等等。（不是所有计划都要结尾）
③　落款：署名署时
4、呈现形式
①　条文式计划
②　表格式计划
③　文表结合式计划
5、写作技巧
1、措施和意义的写法：小型计划：前言部分交代计划的目的和意义；
大型计划：可以在正文部分进一步阐述计划的意义；
2、用好动宾结构（动宾结构用于表达计划做什么）
3、用好状语结构：全面、全力、深刻、始终、牢固、深入等等。主要用于表达语言的力度。
4、各小点的逻辑前后顺序不能乱，排序要整齐合理

二、总结类文书
1、总结的含义和种类
①　含义：党政机关、企事业单位、社会团体或个人对以往某个阶段或某方面的工作进行系统的回顾、检查、分析、评价，从理论上概括经验、教训、获得规律性认识，以便指导今后工作的事务性文书。
②　分类：按时间分：年度总结、学期总结、季度总结等
按范围分：单位、部门、个人等
按内容分：工作、学习、科研等
按性质：综合性、专题性等
2、总结的结构
①　标题
公文式标题：单位名称、时限、内容、文种名称构成。如XX大学20XX年度教学工作总结。
文章式标题：以单行标题概括主要内容或基本观点，如《继承创新 扎实工作 促进共青团的事业不断发展》。注：标题一般不加标点符号。
双行式标题（推荐使用）：分别以文章式标题和公文式标题为正副标题。正标题揭示主旨和概括内容，副标题点明单位名称、时限、内容、文种名称。如《知名教授上讲台 教书育人放异彩——XX大学20XX年教学工作总结》。
②　正文
前言
主体：（推荐使用横向结构，即按逻辑关系分类分段描述）
包括：工作的主要内容；
成绩及评价；
经验和体会；
问题或教训。
落款
③　落款
3、总结的写法（六中角度）
①　根据工作职能进行分块总结：如思想、学习、社团、科研等等；
②　根据工作开展的时间顺序进行总结：一般用于专项工作总结，不适用日常工作；
③　根据工作特色进行总结：常用于专项工作经验总结，某一岗位任职期间的工作总结；
④　根据工作措施进行总结：主要用于对某个方面的工作进行总结，比如整改工作、试点工作等；
⑤　根据关键词进行总结：关键词最好融入各级标题中；
⑥　根据工作思路进行总结：常用语竞聘，评选等。
4、总结的写作技巧
①　遣词造句
一级标题：用动宾+主谓结构，概括具体措施，典型做法。每个标题的字数尽量保持一致。
二级标题：使用主谓结构，表示“什么怎么样，成效如何”。
多使用状语+中心语进行搭配表达观点，例如：深入推进、日趋完善等等。
②　虚实结合
虚：指理论观点、工作思路、经验规律等等。
实：指具体工作情况、成效、成绩等等。
一般每个自然段第一句用“虚”（经验、做法），然后用“实”的具体工作支撑。

三、事迹材料（诠释先进典型）
1、文章结构
①　标题：
公文式标题：如《XX竞选天津大学十大杰出青年事迹材料》；
文章式标题：如《勤学勤做勤求索 助人助己助天下》；
双行式标题：如《年轻没有失败 奋斗创造未来——XX申请XXX事迹材料》。
②　正文
对事迹材料的提取：第一步：排列材料、分类处理、善于取舍；第二步：寻找材料的联系。
③　结尾：四种结尾方式：总结陈述、展望未来、自我激励、人生思考。

四、述职报告(同工作总结、个人总结相似）
1、主要用途：使上级或人事部门和群众了解和评定领导干部个人或集体的政绩，预测其发展潜力，进而更好的完成工作任务。
2、从种类分类：
①　综合性述职报告
②　专题性述职报告
③　单项工作述职报告
3、从时间上分类
①　任期述职报告
②　年度述职报告
③　临时性述职报告
4、从表达形式上分类：口头、书面述职报告
5、从功用上分类：考核、竞聘述职报告
6、写作内容：
①　岗位职责
②　指导思想：前提条件、党的立场、政策法规
③　主要工作：内容、成就、政治经济效益、失误损失
④　经验教训：规律性认识、要有理论高度、分析失败原因、敢于承担责任
7、标题
①　单标题：如《我的述职报告》、《20XX-20XX年度述职报告》、《XX处处长述职报告》、《XX单位XX主任20XX年度述职报告》；
②　双标题：如《深化本科生教育改革 提高本科生培养质量——20XX年度述职报告》
③　特殊标题：若部门有要求，则按照要求拟写标题即可，如：《XX同志工作业绩述职报告》
8、称谓
①　若向上级机关呈送述职报告，要写明受文机关
②　向领导或干部职工口头述职报告，写明称谓
③　用于公示的述职报告，不具体写明称谓
9、正文
①　前言：包括三方面内容：一是任职情况、二是岗位职责和考核期的目标任务及个人认识、三是对自己任职期间履职的情况进行总体评价。
②　主体：核心内容，主要要写工作思路、工作业绩、经验教训、今后的努力方向、问题和对策等。
工作项目分类式：首先要把自己承担的工作按性质分类，每一类作为一个层次，依次总结。（对自己取得突出成绩的工作、有创造性开拓性的工作重点写）。
时间发展顺序式：把任期内的工作情况，按时间先后顺序分成几个阶段来写。
内容分类集中式（推荐）：分为主要工作、工作思路、成绩效益、经验教训、存在的问题和对策等几个部分。适合单一性工作。
③结尾：可用“以上报告，请审阅”、“以上报告，请领导和同志们批评指正”等。
10、署名署时

五、新闻与简报

1、新闻
①　校外新闻：包括消息、通讯、特写、新闻评论。
②　校内新闻：对新近校园内发生的事实进行报道。
③　新闻的六要素：谁（who）、何时（when）、何地（where）、发生了何事（what）、为何发生（why）、过程如何（how）。
④　结构分类：
倒金字塔结构：重要的写前面、次要的写后面。
金字塔结构（时间顺序结构）：按时间顺序进行排序。
平行结构（并列结构）：对同个主体从不同侧面进行反应。
⑤　结构内容：
标题：单标题和双标题。
导语：建议包含六要素。
主体：解释和深化导语、补充导语没有提及的事实。
背景材料：不是必须。
结尾：不是必须。
2、简报：是对情况的简要报道。
①　特点：汇报性、交流性、指导性、简短、灵活、快捷。
②　种类：
按时间分类：定期、不定期简报。
按内容分：日常工作简报、中心工作简报、会议简报、动态简报。
③　格式
报头：名称（用大红标题）、期数、编发单位、印发日期。
报核：标题、导语、主体、结尾、署名等。
报尾：发送范围、引发份数。

党政公文

含义：党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告通报和交流情况的重要工具。简称“公文”。

一、通知（属于下行文）
1、分类：发布性通知、转发性通知、指示性通知、告示性通知、会议性通知、任免或聘用性通知。
2、结构
①　标题：基本格式：关于发布（颁发、印发）+被发布的文件名称+通知；注意：公文如果有附件，在附件说明部分，附件名称的后面不使用标点符号。
②　主送机关
③　正文
发文缘由
具体事项
结尾部分
④　落款

二、请示（适用于向上级机关请求指示、批准公文，属于上行文，具有强制回复的性质）
1、种类：
①　请求指示的请示：遇到新的情况问题，需要上级机关指示；对有关方针政策不能擅自决定的，需要上级机关指示；与友邻或协作单位出现分歧，需要上级机关裁决的时候，要用请示。
②　请求批准的请示：已经有了新做法新方案，需要上级机关批准后方可执行；依据有关规章制度和管理权限，需要上级机关批准；工作中遇到人、财、物困难，需要上级机关给予调配。
③　请求批转的请示：已经设计好了方案，但是涉及同级单位，无法直接去命令调配，需要上级机关批转。
2、特点：
①　呈批性：双向对应文种，与之对应的文种是“批复”。
②　针对性：职权范围内重大事项进行请示。
③　单一性：一文一事、主送单位的单一性。
④　时效性：请示事项的急迫性，及时撰写、及时发出、及时批复。
3、要求：一文一事、单头请示、不能越级请示、不滥用请示，不抄送下级。
4、写法
①　标题
第一种：发文机关名称+事由+文种，如《XX学院关于增加20XX年人员编制的请示》。
第二种：事由+文种，如《关于成立XX中心的请示》。
注意：“请示”标题不能只写请示两字，也不能写成“报告”或者“请示报告”。
②　主送机关：负责受理和答复的机关；只能写一个主送机关；分清主送和抄送机关。
③　正文
开头：交代缘由；理由充分合理；信息完备。
主体：坚持一文一事原则；符合法律法规工作实际；有条理；若内容过多，则可按条文式写法。
结尾：另起一段；使用习惯用语；必须有，不可漏。
④　落款：正文右下角按落款规范署名署时。

三、报告（向上级机关汇报工作、反映情况、回复上级机关询问的公文，属于上行文）
1、用途：定期或不定期向上级机关汇报工作；向上级机关陈述意见、提出意见。
2、种类：
工作报告：汇报工作情况。
情况报告：发现某些情况问题，向上级机关反映。
建议报告：下级机关就工作中的重大事项，专门向上级机关提出相关建议的报告。
答复报告：答复上级机关询问。
3、特点：陈述性、汇报性、单向性。
4、内容：标题；主送机关；正文（结尾一般写“特此报告”、“请审阅”等）；落款。（同请示相似）
5、不同类型的报告主体部分：
工作报告：工作进度、成绩、经验、问题等。采用记叙方式撰写，要突出重点，可以提建议。
情况报告：将相关情况及时上报。
建议报告：侧重意见或建议，要具有科学性、可行性，多采用条文式。
答复报告：答复要有针对性，表明态度，提出意见。

四、通报
1、含义：表彰先进、批评错误、传达精神、告知情况。属于下行文。
2、种类：表彰性；批评性；情况性。
3、内容
①　标题
第一种：发文机关+事由+文种；如《教育部办公厅关于近期学校食物中毒和肠道传染病流行时间的通报》（这是个情况性通报）。
第二种：事由+文种；如《关于表彰XX同志的通报》。
第三种：发文机关+文种；如《中共XX市纪律检查委员会通报》。
②　主送机关
③　正文：开头写明缘由；主体说明通报的决定；结尾提出希望和要求。
④　落款

四、纪要
1、含义：根据会议记录文件材料加工整理完成，反应会议情况和精神的纪实性的公文。既可上呈，又可下达，可以被批转或者被转发到有关单位去遵照执行，使用比较广泛。
2、种类：办公会议纪要；专题会议纪要。
3、特点：
内容的纪实性：合理适当的对内容进行修饰拔高；
表述的提要性：概括整理主要精神，介绍会议成果，体现会议的中心思想。
作用的指导性：要体现约束力，纪要一旦下发，就要按纪要执行。
4、写法
①　标题
单标题：会议名称+文种；事由+文种；发文机关+事由+文种。
双标题：正标题：揭示会议主旨，反应主要精神和内容；副标题：写明会议名称和文种。
②　成文日期：写在标题正下方（居多）/写在正文右下角。
③　正文：由导语，主体，结尾组成。

五、函
1、含义：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。和“请示”的区分：一般来说，向有直接隶属关系的上级机关请示指示或批准用“请示”；向没有隶属关系的主管部门请求准，用“函”。
2、写法：格式较为灵活，写法根据内容而定，但用语要注重谦恭有礼。
3、种类：
①　商洽函：和不相隶属机关联系参观学习、商调人员、洽谈业务等；
②　问答函：无隶属关系或平行机关之间就某问题进行问答；
③　批准函：分为请批和批答。“请批函”主要用于无隶属关系的机关向业务主管部门请求批准有关事项；“批答函”有关主管部门答复请批事项的函；
④　告知函：告知不相隶属机关有关事项，不能用“通知”。
4、公函
①　标题：第一种：发文机关+事由+文种；第二种：事由+文种。
②　发文字号：例如“津人社局函【2014】41号”，表示天津人社局2014年第41号函文件。
③　主送机关：受理函的单位。
④　正文：开头、主体、结尾、结语。（结尾和结语不同）
⑤　落款

六、公文写作技巧
1、表达方式：一般包括叙述、议论、描写、说明、抒情五种。主要采用叙述、议论、说明。
叙述：说明事实、情况、问题等，平铺直叙，不需融入主观感情；
说明：抓住本质对时间进行概括解说，一般用于交代情况、信息等。
议论：重在分析情况、说明道理，不必用过多材料对某个论据进行专门论证。
2、语言表述的要求：
①　准确性：最基本要求，不可以虚构。材料要准确；表述要准确。
②　严谨性：叙述和说理要严密周全。不可随意使用缩略词、字母词、生僻词以及网络新词。
③　简洁性：语言简洁朴素，切忌堆积华丽辞藻。段落层次要结构清晰，句式简介，篇章严谨。
3、注意事项
①　词语的误用：主要表现为滥用与不同领导级别有关的专用词汇，如‘重要指示’、‘重要讲话’等；
②　滥用指令词：滥用‘要’、‘应’‘必须’、‘务必’等；
③　助词使用不当：注意的、地、得的混用；
④　词语搭配不当：如‘公开曝光’；
⑤　过多重复用词。
4、时间表述规范：
①　要使用汉字数字来书写的情况：纪年、农历日期、朝代、传统上采用汉字形式的非公历纪年等；其余一般都使用阿拉伯数字书写，要按照年月日的表达顺序。
②　填写表格和制定时间计划时，有时为了排版美观，‘年’‘月’‘日’之间可用‘-’连接。
③　公文成文日期表述有专门规定：要用阿拉伯数字将年月日标全，月日不编虚位，如‘1’不写成‘01’。

日常文书

含义：日常生活工作中广泛使用，用来沟通信息、联络感情、表达意愿的实用文书。

一、书信类文书
1、申请书
①　分类：思想政治类（入党申请书）；学习工作类（奖学金申请书）；日常生活类（助学贷款申请）。
②　内容：单一、主题明确，一般一事一书。
③　结构：结构固定，由标题、称谓、正文、结语、落款五部分组成。
2、贺信：单位与单位之间，单位与个人之间，个人与个人之间礼仪交往的重要载体。表彰、赞扬、庆贺、慰问等。
结构：
①　标题：直接写“贺信”，或者“XX致XX的贺信”
②　称谓：标题下一行定格写
③　正文：三段式：第一段开门见山；第二段概括成绩/原因；第三段回顾过去，展望未来。
④　结语：祝贺的话，如“预祝本次大会圆满成功”
⑤　落款：署名署时
3、证明信：
①　含义：是以党政机关、企事业单位、社会团体或个人的名义凭借确凿的证据证明个人的身份、经历、或某件事的真实情况时，所使用的一种专门的书信。
②　结构：标题、称谓、正文、结尾、落款。
标题：第一种：直接写“证明信/证明”；第二种：事由+文种，比如“关于XX同学在学期间现实表现的证明”。
称谓：标题下行定格写。若没有明确的受文对象，可以不写称谓。
正文：写明前因后果，逻辑清晰。
结尾：正文后另起一段，写上“特此证明”。
4、邀请函
结构：
①　标题：第一种：直接写“邀请信”或“邀请函”；第二种：事由+文种；
②　称谓：标题下方定格写。
③　正文：写明举办活动的背景、目的、时间、地点、内容、方式、对象以及需要邀请对象所做的工作等等。
④　结语

二、求职类文书
1、种类：
①　推荐信
②　自荐信
③　求职信
④　应聘书
⑤　求职简历

科技文书

一、学位论文
学位论文，是为申请学位而撰写的学术论文，是评判学位申请者学术水平的主要依据，也是学位申请者获得学位的必要条件之一。由于学位论文需要向答辩委员会答辩，并上报学校学位评审委员会审定。因此，学位论文都采用单行本的形式。

1、选题：
①　理论意义：要有学术价值，具有探索的意义；
②　实用价值：就是选题的现实意义，要能回答和解决现实生活或学术研究领域中的实际问题。
③　原则：目的性（思考自己的选题是否具有理论、现实意义和社会价值）、创新性、可行性。
2、题目：
①　一般性要求：中文题目字数不要超过25字，英文翻译一般不超过12个实词。应用最简洁、最恰当的词语，且能展示论文的中心内容，主要思想等。要包含若干专业术语。
②　结构形态：
前加式：“论述内容”前加一个“论说”的动词，比如“论…”、“评…”；
后附式：“论述内容”后加一个“论说”的动词，比如“…研究”、“…比较分析”；
中嵌式：题目中间出现表示“论说”的动词。如《从安全性方面看桌面虚拟化技术》
直述式：如《数字特技对电影的影响》等。
总分式：也叫“评说式”，用冒号分成两段，比如《语言与文化：从诗与歌看法国的俚语俗语》
3、结构
①　封面
②　提名页
③　任务书：毕业论文任务书由指导老师来拟定，要注意行文的人称问题。包括：
论文题目
原始依据：应包括毕业论文的工作基础、研究条件、应用环境、工作目的等。
参考文献：指导老师给学生提供的、建议或要求学生阅读的一些文献。
研究内容：不能只写对象，也不可过细。可以列出论文的一二级标题，并简单说明即可。行文用将来时，不可用过去时。
撰写要求
④　开题报告：一般包括课题的来源及意义，国内外研究发展现状，本课题的研究目标（最好用分条列项式写法）、研究内容、研究方法、研究手段和进度安排，研究方案的可行性分析，已具备的研究条件以及主要参考文献。
⑤　中英文摘要及关键词：摘要要将内容要点简洁明了、不加注释的表达出来，具有独立性和自含性。摘要一般应说明研究目的、方法、结果和结论等，重点是结果和结论。摘要基本涵盖论文的主要信息，是可供单独引用的完整的短文，字数应在300-600之间，特殊情况可增加。
注意：
包含应有的构成要素，比如研究目的、方法、主要发现或结果，主要结论和推论；
摘要中的缩略词，第一次出现时应写全称；
不能对论文做评价，尤其是避免自我评价；
采用第三人称撰写，避免出现“本文”、“作者”等词语；
按逻辑顺序进行撰写。
关键词关键词应该是从论文大标题、文中各级标题和正文中选出来的能够反映论文主题概念的词或词组，以便文献标引或检索工作。有数量要求，一般控制在3-8个。
⑥　目录：建议使用word文档中的自动编制技术，保证标题内容和页码自动生成，以免造成错误。
⑦　正文：包括绪论、主体和结语。（注意学术论文的开头部分叫“引言”，毕业论文的第一章一般叫“绪论”）
绪论：介绍毕业论文研究工作的前提、任务、理论依据、评述国内外现状、说明本课题的研究目的、方法、结果等，并对全文章节的安排、预期成果等内容进行陈述。
主体：要体现论文的层次性、结构的严谨性。一般结构形式有三种：并列式（无明显主次先后之分）、递进式（一层一层论述，相互之间递进关系）、分总式（展开论述—综合概括—得出结论）。三种结构可以结合使用。
结尾部分：独立成章，作为论文的最后部分，应包括论文的核心观点、阐述研究中的创造性结果及其在本领域的研究意义，还可以在结论中提出假设、设想、意见以及待解决的问题等。
⑧　参考文献：另起一页进行编排。只列出作者阅读过，或正文中被引用的文献。排列顺序应以论文引用的先后顺序为准，并且在文中进行规范的引用标注。
⑨　附录
⑩　致谢
4、部分规范要求
①　标题要求：按学校要求来编写；
②　字体和段落规范：使用简中，以中文或者英文为主进行撰写，正文中文字体使用宋体，英文使用新罗马字体；
③　引文方式与引用标注的规范：
引文尽量少，出处要进行引用标注，对引文的标注一般采用文末标注。
引用标注的方式主要有两种：
采用顺序编码制：按照全文引文顺序，以此在引文的地方采用上角标的形式来标注。若多次引用同一文献，则使用同一序号，在序号的“【】”外，注明引文所在页码。引用的方式可分为直接引用和间接引用两种：直接引用，例如某某认为，“XXXXX”（上角标）；间接引用，如在XX的研究中，某某对XX提出了XX的看法（上角标）。直接引用对引文加双引号，间接引用不需要。
采用著者–出版年制：引用论文的标注格式：姓名（年份）认为：“XXX。”；引用专著的标注格式：姓名（年份：页码）认为：“XXX”。

三、项目申报书
1、科技项目申报书及其用途
①　科技项目书包括：
纵向科技项目：上级科技主管部门或机构批准立项的各类计划（规划）、基金项目，一般是探索未知领域和研究前言的话题，主要偏向理论创新和科研突破。纵向科技项目大部分是国家级项目、省、市级项目等。
横向科技项目：指企事业单位、兄弟单位委托的各类科技开发、科技服务、科学研究等方面的项目，以及政府部门非常规申报渠道下达的项目。
②　科研项目申报书主要目的：说服科研经费主管部门给予资助，获得项目立项。
2、申报书表格信息：一般包括封面信息，申报人以及研究团队，指导老师等客观内容；核心内容包括：项目名称、简介，项目申请理由、项目方案、预期成果、经费预算、指导老师意见以及院校意见等。
①　项目名称：简明扼要反应主要内容和特质，不超过35汉字。
②　项目简介：申报背景，主要研究内容，项目的研究目标。建议采用三句话说明，200字以内。
③　申请理由：一般不作为独立部分，在立项依据部分书写。要包括自身具备的知识条件、自己的特长、兴趣、已有的实践创新成果或取得的成绩等。
④　项目方案：一般包括研究背景或立项依据、研究目标及主要内容、项目创新特色概述、研究方案、可行性分析、进度安排和人员分工等。
3、文献综述的写作思路：首先陈述现实，然后结合国内外相关理论研究，评述研究进展，找出不足或有待完善，再引入作者的研究问题，最后过度到自己的研究的视角和思路。
4、研究目标的写法：不需要大篇幅来写，要紧紧围绕所提出问题来写，内容明确简介，可以按逻辑关系分条列举。
5、研究内容：要讲究逻辑性，将研究的内容从简单到复杂，从已知到未知，从个别到综合来进行分解。将所研究得部分拆分为几个部分书写，每一部分要均衡，不要过于冗长也不要太少。
6、研究方案：可采用“技术路线图”来体现，要有路线和流程，把步骤体现清楚，并用适当文字来阐述图中的内容及其关系。
7、可行性分析：
①　写作内容：包括研究条件、前提基础、进度安排和人员分工；
②　研究条件：实验条件、技术条件、资料准备等；
③　前提基础：已发表的论文或著作，曾经主持参与的相关课题，已获得的学术奖励等。

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