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要点

介绍

结论

要点

• 战略性地选择沟通渠道：根据上下文、关系、复杂性和情感权重将媒介与信息相匹配.
• 简化决策：明确谁参与以及如何得出结论。 在不产生官僚主义的情况下循环利益相关者.
• 深思熟虑地实施人工智能：智能地增强工作流程，而不是在一夜之间强制改变.
• 倾听并适应：定期收集反馈、采用新工具并满足不断变化的团队需求.
• 平衡高科技与高接触性：技术可以增强但不应取代人类沟通.

介绍

在当今日益分散和技术驱动的工作场所中，有效的沟通比以往任何时候都更加重要。 出于这个原因，InfoQ 采访了以下人员，详细了解他们如何调整沟通策略以适应未来的工作:

• Patricia Kong，Scrum.org 企业敏捷性和学习支持产品负责人
• Adam Schirmacher，Gusto 高级工程师
• Jesse McGinnis，Shopify 高级开发经理
• James Stanier，Shopify 工程总监

InfoQ：在决定是否需要亲自处理沟通、通过视频会议、通过 Slack/Teams 还是通过某种其他形式进行沟通时，您会考虑哪些因素?

帕特里夏·孔: 在当今时代，我们彼此之间很容易亲近，我希望在沟通时能够体贴他人。 在我的公司，我们倾向于先在 Slack 上互相 ping 通。 对我来说，如果有一个假期图标，我可能会跳到电子邮件。 如果有会议图标，我会等待，因为我不想打乱或分散某人的思路。 我从加州大学欧文分校的一项研究中读到，在任务被打断后大约需要 20 分钟才能回到正轨.

当对话需要更深入或可能通过书面文本造成混乱时，我们使用视频会议。 话虽这么说，我并不总是喜欢让摄像机一直开着。 由于可访问性问题，有些人无法打开相机。 此外，总是在镜头前可能会让人感到疲劳和分心。 我喜欢亲自集思广益和协作，但我和我们的团队知道我们也能做到这一点 几乎.

如今，许多公司都要求员工返回办公室，以便他们能够面对面地在一起 ... 合作...支持他们的文化. 真正的原因更可能是为了监控生产力，但过去几年告诉我们，我们在家也可以同样高效，甚至更高。 我认为面对面的合作应该是具体和深思熟虑的。 如果是为了文化，我希望该组织能够描述这种文化是什么以及为什么在一起支持它.

人们对互动方式有自己的偏好，因此请保持灵活性。 灵活性被描述为未来工作场所的关键要素之一。 当给予员工理由和灵活性来实现他们的工作和职业目标时，员工将会蓬勃发展.

亚当·席尔马赫: 我尝试默认使用异步通信，仅在需要时才召开会议.

有些人是“在线”处理者，可以实时响应并做出决策。 其他人是“离线”处理者，需要时间考虑。 我尝试提前获取阅读材料、议程和目标，以便离线处理者有时间思考.

詹姆斯·斯坦尼尔: Shopify 是一家完全远程的公司，我们的独特之处还在于我们 积极劝阻会议 除非它们是绝对必要的。 这意味着我们的大部分日常通信都是异步进行的，通常是通过 Slack 进行的，尽管也有一些电子邮件。 我们的员工分布在许多不同的时区，因此异步通信是相当自然的.

然而，在其他方案无法满足需求的情况下，同步会议仍然存在，例如一对一会议（经理与其直接下属之间），以及当存在高带宽、多方参与者沟通最佳的主题时选择，例如协作探索想法以及解决冲突和障碍.

我们还使用远程进行大量同步结对编程 元组. 团队通常每年还会在我们的一个“港口”（会议空间）举行几次 IRL（“现实生活中”）聚会，以解决项目或路线图中的关键时刻，并花时间建立信任和融洽关系.

InfoQ：如何确保人们参与决策，或者了解决策以及需要采取哪些行动?

杰西·麦金尼斯: 我们针对正在发生的事情拥有相当强大的内部工具，其中包括更高级别的自动审查，这通常也会在需要时引入更多的外部利益相关者。 我们有精心策划的团队和项目组。 我们有多个空间供团体预订与高级领导的工作会议。 项目详情内部全部公开，易于观察/消费.

詹姆斯·斯坦尼尔: 在跟踪决策和项目进度方面，我们在内联网（“Vault”）内托管了一个名为 GSD 的内部流程，它代表 Get Sh** Done。 这是一种轻量级的方法，可以跟踪项目各个阶段（提案、原型、构建和发布）的进度，并在需要时获得关键执行干系人的签字。 如果需要，批准可以一路向上传递给 Tobi（编者注：Shopify 首席执行官 Tobias Lütke）。 这一切都是通过决策日志审计跟踪异步完成的，我们严重依赖视频来捕获演示和进度.

帕特里夏·孔: 如何做出决策、需要谁的意见以及谁做出最终决策是重要的考虑因素，但在团体或团队动态中经常被忽视并导致混乱。 当决定不明确时，会增加挫败感。 就我个人而言，我曾经在讨论中认为已经做出了决定，但当其他人仍在争论手头的话题时，我感到很困惑.

沟通 决策规则 对于敏捷和 Scrum 团队来说至关重要。 这些团队不断地决定诸如, 我们如何改进我们的合作方式？ 我们选择使用哪些技术？ 这个产品的策略是什么? 在某些方面，Scrum 中的职责提供了一些指导方针，但了解不同的决策规则肯定有助于团队提高效率、减少偏见并共同工作.

在我们的组织中，我们使用指定的 Slack 渠道来沟通决策并征求意见。 团队的 Scrum 活动集中于我们的互动，我们的流程要求我们信任任何应该做出某些决定的人。 但有时我们会在这个过程中迷失方向。 因此，我们使用并推广一些受 Sam Kaner 的书启发的通用决策规则, 参与式决策协调员指南.

选择决策规则时，请注意其优点和挑战，并根据您的具体情况决定最适合您的规则。 例如，规则, 负责人未经讨论就决定, 当某件事需要快速做出决定时很有用，但因为你没有沟通，没有从其他人那里获得意见或支持，所以当它是一个影响较小的决定时最好使用.

如果您将这一规则应用于影响力更大的决策，并且一个人在没有任何意见的情况下为整个团队做出决策，那么他们就有可能让其他人感到受到损害。 这会降低团队的自我管理能力，因为它破坏了信任，也扼杀了创新，因为彼此的想法没有得到改进.

亚当·席尔马赫: 我总是有一个谷歌文档来记录笔记和决定。 我也会在 Slack 上分享亮点（通常是几个要点）.

InfoQ：随着人工智能用于完成工作的增加，您的组织（或部门）的沟通方式发生了怎样的变化（或没有变化）?

帕特里夏·孔: 我们的沟通并没有随着人工智能的增加而改变。 但有可能。 这当然是我们正在讨论和探索的事情.

詹姆斯·斯坦尼尔: 我们一直在内部试验 ChatGPT 风格的聊天机器人，这些机器人已经根据我们在 Vault 中的文档进行了培训。 这使得工作人员可以用自然语言提出问题，并且大多数时候无需搜索即可获得简洁的答案（例如“谁负责 X 部分？”到“英国产假如何运作”）?").

杰西·麦金尼斯: 沟通并没有太大改变，尽管人工智能工具让你在进入松弛的线程或频道时更容易跟上并加快速度。 我期待着自动会议摘要，以帮助减少未参加会议的人们的 FOMO（因此，对于选择退出他们不希望/不需要参加的会议感觉良好）).

InfoQ：您认为可以帮助工程团队充分利用通信变革的三大沟通技巧/要点是什么?

亚当·席尔马赫: 我将把这个保留为几年前有人与我分享的一个技巧，它非常有效: 用简单的英语陈述目标并始终保持可见.

例如，如果我在 Zoom 上，即使我们只是讨论一些无需视觉辅助即可讨论的内容，我也会共享我的屏幕，目标是用超大字体进行会议。 如果我在会议室，我会将目标写在白板上。 只要让它出现就会自然地将谈话引向它.

詹姆斯·斯坦尼尔: 我想说的是，尝试新的想法和技术是很重要的，倾听人们的需求，相信他们会尝试并报告他们如何找到它.

太多的公司在人们想要的东西（实地）和有预算的人（有不同需求）之间存在着空白。 此外，确保定期对每个人进行调查，了解部门中什么有效、什么无效，并做出相应的反应。 要知道，鉴于技术总是在变化和改进，人们的需求和要求也会不断变化和改进.

杰西·麦金尼斯: 依靠异步，但也设置绊线来进行同步聊天.

帕特里夏·孔: 随着人工智能的增加，我们目前还没有发生任何变化。 然而，我仍然需要 3 个必需品:

1. 清晰简洁。 避免文字沙拉。 没有人喜欢通过文字来理解别人想说什么。 它很烦人.
2. 鼓励组织内部人员以及客户和用户不断提供反馈。 这鼓励学习。 另外，请考虑到最好的反馈通常不是来自管理层.
3. 具有包容性和目的性。 这允许不同的观点和更好的想法.

InfoQ：如果您的组织文化不太注重会议，您会给那些有兴趣将其文化朝这个方向发展的读者提供什么建议?

帕特里夏·孔: 我们在组织中使用 Scrum，因此我们的活动是有目的的。 这有助于我们集中注意力。 对于我们在会议之外举行的任何会议，我们都会以会议的预期结果开始，因为我们意识到每个人的时间。 由于这种关注，人们可能会另外考虑一些事情，我们必须平衡并继续这样做.

我们如何向每个人传达信息？ （我们使用不同的可见工件，并定期在 Slack 中进行简短更新。我们还有季度更新和圆桌会议。）我们如何建立和维持友情？ （我们定期举行简短的“饮水机”会议。有时，有人可能会提出举办虚拟琐事欢乐时光。正式而言，我们作为一个组织几乎每季度举行一次会议，并腾出时间亲自聚会，其首要目标是花时间互相了解，并一起做事.)  

亚当·席尔马赫: 公开并明确地表明您希望减少会议，并对每个人的要求设定明确的期望。 也就是说，他们需要认真参与异步通信.

詹姆斯·斯坦尼尔: 老实说，我不知道有谁能够真正创造每一天并愿意将所有时间都花在会议上。 最好的工程师希望把时间花在编写代码上。 让他们.

对于那些 思考 他们应该把所有的时间都花在会议上：为什么呢？ 是因为缺乏信任吗？ 是否因为会议被视为一种看起来很忙碌的方式，而不是真正产生推动组织发展的切实工作？ （这种内省可能会引起一些痛苦，但这很好.)

如果会议是某些人接收信息的主要方式，请尝试以不同的异步方式传递信息（录制产品演示视频或每周编写进度书面更新）。 随着时间的推移，你会想知道为什么你以前要花那么多时间在会议上闲逛.

杰西·麦金尼斯: 清楚什么对你来说很重要，清楚会议的作用。 设置绊线和自动化以清除日历中的会议（它们很好！但它们往往会比需要的时间停留得更久）。 推动上下文捕获（如书面摘要）以帮助应对 FOMO.

结论

所有领导者都强调倾听团队需求并定期征求有关哪种沟通方法最有效的反馈。 随着新技术的不断涌现，适应性是关键。 人工智能在改善信息共享和减少会议超负荷方面显示出前景，但面对面和视频连接仍然很重要。 利用人力和技术能力的深思熟虑的沟通政策将使公司能够跨距离无缝协作.